Traducido del inglés por: Marta González Espada
En un mundo cada vez más globalizado, las personas y las empresas necesitan presentar a menudo documentos oficiales más allá de sus fronteras nacionales. Sin embargo, la legalización de documentos para su uso en otro país puede ser complicada. El Convenio de la Haya proporciona una solución simplificada, asegurando que los documentos públicos formalizados en un país miembro se acepten en otro sin necesidad de legalización adicional.
¿Qué es una apostilla?
La Apostilla (de la Haya) es una certificación que autentifica el origen de un documento público, permitiendo que su uso sea válido en otro país miembro del Convenio de la Haya del 5 de octubre de 1961. Esta certificación confirma la autenticidad de la firma, la capacidad del firmante y el sello en el documento, eliminando la necesidad de legalización adicional por parte de consulados o embajadas.
¿Cuándo se necesita una apostilla?
Una apostilla se requiere cuando un individuo o una organización necesita presentar un documento público de un país en otro país que forma parte del Convenio de la Haya. Entre las situaciones más comunes donde se necesita una apostilla se incluyen:
- Certificados de nacimiento, matrimonio y fallecimiento para temas de inmigración, matrimonio o herencia.
- Diplomas y expedientes académicos para estudiar o trabajar en el extranjero.
- Poderes de representación y declaraciones juradas para asuntos jurídicos o de negocios.
- Documentos de empresas como escrituras de constitución o estatutos sociales.
- Sentencias judiciales o documentos notariados para procedimientos judiciales en otro país.
¿Cuándo no se necesita una apostilla en la UE?
De acuerdo con el reglamento de la UE, un gran número de documentos públicos están exentos del requisito de la apostilla cuando se usa entre estados miembros de la Unión Europea. El Reglamento (UE) 2016/1191 simplifica el trámite de ciertos documentos públicos eliminando el requisito de legalizarlos o solicitar una apostilla para documentos como:
- Certificados de nacimiento, matrimonio, fallecimiento y adopción.
- Certificados de nacionalidad y residencia.
- Certificados de antecedentes penales.
- Otros certificados de registro civil.
Este reglamento se aplica siempre y cuando el documento se origine en uno de los países de la UE y se planee usar en otro país de la UE. Además, se pueden requerir formularios estándar multilingües para evitar los requisitos de traducción.
Países donde se aplica la Apostilla de la Haya
Más de 120 países forman parte del Convenio de la Apostilla de la Haya, entre los cuales se incluyen España, Argentina, Chile, Costa Rica y la mayoría de los países europeos. Se puede encontrar un listado de los estados miembro en la página web del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. Los países que no formen parte del convenio deberán legalizar todos los documentos mediante embajadas y consulados.
El Convenio de la Haya de 1961: un avance en la autenticación de documentos internacionales
Antes de la Convención de la Haya, legalizar documentos para el uso internacional conllevaba varios niveles de verificación, incluyendo la autentificación bajo notario, autentificación por ministros extranjeros y la legalización mediante embajadas. La Convención de la Haya de 1961 introdujo la apostilla, simplificando de manera significativa el proceso al permitir que haya una sola autentificación reconocida por todos los estados miembro, lo que ha facilitado enormemente las transacciones internacionales jurídicas y de empresas.
Cómo obtener una apostilla en diferentes países
España
En España, el responsable de emitir las apostillas es el Ministerio de Justicia y el proceso de obtención de la apostilla es el siguiente:
- Se solicita la apostilla, firmada digitalmente, a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia. Si el documento no forma parte del listado que figura en dicha sede, deberá contar con la firma manuscrita.
- Una vez tramitado, se recibirá la apostilla en soporte electrónico, con el documento vinculado.
También se puede solicitar de manera presencial presentando el documento en la Oficina Central de Atención al Ciudadano, Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia y Oficinas Delegadas de Ceuta y Melilla, Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia y de las ciudades de Ceuta y Melilla, o bien, en colegio de notarios correspondientes.
Argentina
En Argentina, el responsable de emitir las apostillas es el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto. La apostilla se puede obtener de tres maneras:
- Digitalmente, mediante la plataforma «Trámites a Distancia (TAD)».
- En el extranjero, en consulados argentinos.
- De forma presencial, en los Colegios de Escribanos y Notariales de la República de Argentina.
Cuando el trámite está finalizado, se envía un mensaje al correo electrónico del interesado.
Chile
En Chile, el principal responsable de emitir las apostillas es el Ministerio de Relaciones Exteriores. Aunque, dependiendo del tipo de documento, se puede solicitar en los ministerios de Educación, Justicia y Salud, entre otros. Para solicitar la apostilla:
- Se puede obtener de manera presencial en la sede del Ministerio.
- También se puede solicitar de manera online en la página web del Registro Civil de Chile y se necesitará una Cédula de Identidad vigente.
- Una vez tramitado, el plazo de obtención de la apostilla es de dos semanas aproximadamente.
Costa Rica
En Costa Rica, el principal responsable de la emisión de apostillas es la Dirección General del Servicio Civil y el proceso de obtención de la apostilla es el siguiente:
- Dirigirse a la institución donde se emite el documento requerido.
- Proporcionar el formulario Solicitud de Firma para Apostilla y pagar la cantidad correspondiente a la entidad.
- Dirigirse al Ministerio de Relaciones Exteriores y cultos para recoger la apostilla.
Legalización de documentos en países que no son miembros
Los países que no han firmado el Convenio de la Apostilla de la Haya requieren un proceso de legalización más complejo. Este proceso generalmente implica múltiples pasos:
- Autentificación del documento bajo notario (si corresponde).
- Autentificación por parte de una autoridad relevante del gobierno, como un ministro de asuntos exteriores.
- Legalización en la embajada o consulado del país de destino.
Cada país cuenta con sus propios procedimientos de legalización, cuyos requerimientos pueden variar dependiendo del tipo de documento y la finalidad del mismo. Como resultado, la legalización de documentos para su uso en países que no son miembros puede llevar más tiempo y ser más costoso comparado con la obtención de la apostilla.
En definitiva
La Apostilla de la Haya es una herramienta esencial para simplificar el proceso de legalización de documentos para uso internacional. Sin embargo, gestionar los requisitos en diferentes países puede resultar un verdadero reto. En Lingua Int, somos expertos en gestionar el proceso completo por ti, desde la obtención de la apostilla hasta la aportación de las traducciones juradas, si fuesen necesarias. Tanto si necesitas documentos personales como jurídicos o de empresa para el reconocimiento internacional, nuestro equipo se asegura de la precisión de los textos, la eficiencia en el proceso y el cumplimiento de todos los reglamentos relevantes. Contáctanos ya para saber cómo podemos ayudarte a validar tus documentos para uso internacional cómodamente.
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