¿Tienes un evento en el que van a participar ponentes internacionales que hablarán en distintos idiomas y los asistentes van a necesitar interpretación? Lo primero es saber qué tipo o modalidad de interpretación vas a necesitar. Si una vez analizada la naturaleza de las charlas o ponencias, las características del evento y las limitaciones de espacio y tiempo decides contratar un servicio de interpretación simultánea, hoy te explicamos todo lo necesitas saber para que el proceso sea lo más directo, rápido y sencillo posible.
¿Por qué elegir interpretación simultánea?
Esta modalidad de interpretación no solo facilita la comunicación fluida entre participantes de diferentes idiomas, sino que también ofrece una serie de ventajas prácticas y estratégicas. Al permitir una traducción cuasi instantánea y continua durante las presentaciones y debates, la interpretación simultánea asegura que todos los asistentes puedan participar activamente sin importar su lengua materna.
Ventajas que ofrece la interpretación simultánea
- Facilita una comprensión fluida de las ponencias para asistentes que hablan diferentes idiomas.
- Permite cubrir múltiples combinaciones lingüísticas al mismo tiempo.
- Optimiza recursos y reduce costos logísticos.
- Asegura flexibilidad para adaptarse rápidamente a cambios en el evento.
- Mejora la participación y comprensión de todos los asistentes en las rondas de preguntas.
Presupuesto y preparación
El primer paso una vez decidida la modalidad será contactar con tu empresa de servicios lingüísticos de confianza y solicitar un presupuesto detallado. Este presupuesto suele incluir tres elementos clave: el tiempo de los intérpretes, el alquiler de equipos técnicos (si es necesario) y los gastos adicionales relacionados con el evento, como dietas o viajes si es presencial. Para que el presupuesto sea lo más exacto y adaptado posible, te dejamos una serie de indicaciones clave:
- Es fundamental detallar bien las fechas, los horarios y los ponentes que participarán en el evento.
No es lo mismo contratar a un intérprete para que esté disponible una jornada completa que solo para una ponencia de una hora. Además, ten en cuenta que si tu evento requiere interpretar más de un tiempo mínimo de forma continua (generalmente entre 60 y 90 minutos), necesitarás disponer de dos intérpretes que se irán turnando para hablar. Esto se debe a que escuchar en un idioma y traducir a la vez a otro requiere una alta concentración y es una actividad exigente y mentalmente agotadora (si se realiza durante periodos prolongados sin descanso se ve afectada la calidad del resultado).
- Asegúrate de especificar claramente las necesidades de idiomas, indicando tanto los idiomas fuente como los idiomas destino para cada sesión del evento.
Cabe destacar en este punto que las combinaciones de idiomas menos habituales suelen suponer costes más altos, debido a la menor disponibilidad de intérpretes y complejidad de la logística. Además, dependiendo de la situación se puede valorar la opción de la interpretación en relé, como ya vimos.
- Asimismo, debes indicar el lugar de realización del evento, especificando si se llevará a cabo de manera presencial, remota o mixta.
En el caso de eventos presenciales, será necesario alquilar los equipos o buscar espacios que cuenten con las instalaciones necesarias para los intérpretes y el equipo técnico. Para eventos mixtos o remotos, se verificará que la plataforma de videoconferencia sea adecuada y esté configurada para interpretación simultánea. La modalidad del evento es una cuestión crucial, pues afecta directamente a la cuantía total del presupuesto y a la disponibilidad de los intérpretes y necesidades técnicas.
- Y no te olvides de aportar toda la información posible sobre la temática del evento y de las distintas ponencias y actividades.
Evidentemente, no es lo mismo traducir una conferencia sobre el uso de los plásticos que una charla motivacional o una ponencia sobre un nuevo fármaco para el cáncer de colon. El tema del discurso influirá considerablemente en la búsqueda y elección de los intérpretes, profesionales que también se especializan en áreas temáticas.
Toda esta información, así como las necesidades de equipos técnicos, se resumirá en un documento o rider previo que acompañará al presupuesto una vez aceptado. Este documento será esencial tanto para el cliente como para la organización del evento y los técnicos audiovisuales que estarán presentes el día del evento. Tener un documento bien estructurado y detallado no solo facilita la planificación logística, sino que también asegura que todos los participantes y profesionales involucrados estén alineados y preparados para que el evento se desarrolle sin contratiempos.
Requisitos técnicos
Los requisitos técnicos variarán en función de la modalidad que se elija. Para eventos presenciales, será fundamental contar con cabinas insonorizadas que cumplan con los estándares internacionales (ISO 17651-2:2024) y proporcionen un entorno libre de distracciones. También se necesitarán equipos de audio de alta calidad, incluyendo tanto auriculares, micrófonos sensibles y consolas de interpretación para los intérpretes, como sistemas de distribución de sonido a los espectadores. Para eventos con poco público se suelen alquilar maletines con receptores por radio inalámbricos estilo Infoport. Pero para eventos con muchos asistentes en los que hay buena conexión a internet se suele preferir usar aplicaciones móviles que retransmitan la traducción de los intérpretes.
En el caso de eventos mixtos o totalmente remotos, se suelen aprovechar las funciones ya integradas en las plataformas de videoconferencia y los intérpretes trabajan en remoto con sus propios equipos. En estas situaciones es muy importante que haya un técnico o responsable audiovisual en sala que se asegure de que tanto la señal de audio como la de vídeo le llega correctamente a la línea de los intérpretes y de esta a los espectadores. Este tipo de eventos requieren muy buenas conexiones a Internet, preferiblemente por cable.
La documentación
Tal y como explicamos en el apartado de competencias de los intérpretes de simultánea, la preparación exhaustiva es esencial para que puedan ofrecer una interpretación precisa y fluida durante un evento. Esta preparación incluye la revisión de todos los materiales y documentación relevantes, como discursos, presentaciones y programas, para familiarizarse con la terminología específica y el contexto del evento. Asimismo, si tu organización cuenta con glosarios oficiales de términos o conceptos internos, es muy importante disponer de ellos para que la traducción sea coherente con el lenguaje utilizado entre los miembros de la misma. Por tanto, como hemos mencionado antes, proporcionar esta documentación con antelación es crucial para el éxito de la interpretación, pues permite anticiparse a posibles dificultades, adaptar la interpretación al tono y estilo del orador, y garantizar una comunicación efectiva que mejore la experiencia de los asistentes.
Por ejemplo, es una práctica muy extendida entre ponentes internacionales utilizar citas de personajes famosos o citas textuales de libros o leyes. Cuando el intérprete tiene acceso a la presentación de diapositivas o al discurso escrito, tiene la oportunidad de buscar la mejor traducción de estas frases famosas o la versión traducida oficial del libro o de la ley concreta que se menciona. Son este tipo de detalles los que aportan calidad y enriquecen la experiencia del oyente final.
El día del evento
Cuando llega la fecha es esencial mantener una coordinación clara y continua con los intérpretes y técnicos de sonido. La comunicación debe fluir tanto antes como durante el evento para asegurar que los intérpretes estén bien informados y preparados para cualquier eventualidad. Esto incluye informarles sobre posibles cambios de última hora en el programa, los ponentes o cualquier otro aspecto relevante. Establecer un canal de comunicación rápido y eficiente permitirá resolver cualquier imprevisto de manera ágil, garantizando así que la interpretación se realice sin contratiempos.
La configuración de la sala también juega un papel fundamental. Es importante que las cabinas de interpretación y los equipos técnicos estén dispuestos adecuadamente en relación al escenario y los asistentes. Las cabinas o las cámaras deben estar ubicadas en lugares que ofrezcan una buena visibilidad y acústica, permitiendo a los intérpretes captar con claridad el discurso de los ponentes y el ambiente del evento. Además, se debe advertir a los asistentes para que no bloqueen la vista desde la cabina ni distraigan a los intérpretes durante las presentaciones.
Por último, es indispensable realizar pruebas técnicas previas, con la suficiente antelación para poder comprobar que todos los equipos funcionen correctamente o solventar los problemas que puedan surgir a última hora. Habitualmente se hacen las pruebas unos 40 o 60 minutos antes de que comience el primer ponente, si bien los tiempos varían en función de la situación.
¿Por qué elegir a Lingua para tu evento multilingüe?
En Lingua Int ofrecemos un servicio de interpretación simultánea de la más alta calidad, respaldado por un equipo de intérpretes formados y experimentados. Solo trabajamos con intérpretes profesionales, que poseen las competencias lingüísticas y se preparan temáticamente para cada evento, familiarizándose con la terminología específica y el contexto relevante para garantizar una interpretación precisa y fluida. Nuestros intérpretes cuentan con una notable resistencia y capacidad de concentración que les permite mantener un rendimiento óptimo durante largos periodos.
La flexibilidad y adaptabilidad son otras cualidades esenciales que buscamos en los intérpretes para que puedan adaptarse rápidamente a cualquier cambio en el programa y a las variaciones en el estilo de los ponentes. Además, en Lingua fomentamos un ambiente de trabajo colaborativo, donde nuestros intérpretes trabajan en estrecha coordinación con los técnicos y la organización del evento, lo que nos permite proporcionar servicios de interpretación impecables, que mejorarán la comunicación y la experiencia de todos los asistentes a tu evento multilingüe.
Para conocer más sobre la experiencia de nuestros clientes, te invitamos a ver este vídeo reseña donde Phil Berg comparte su opinión tras trabajar con nuestro equipo en un evento de tres días en Valencia y Barcelona en junio de 2023:
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